Regels voor dubbele bevestiging van e-mailaanmeldingen

Regels voor dubbele bevestiging van e-mailaanmeldingen

1. Doel en toepassingsgebied

Fitandfinishhome gebruikt een aanmelding per e-mail uitsluitend voor het toezenden van de informatie waarvoor de ontvanger zich uitdrukkelijk heeft ingeschreven. Deze regels beschrijven hoe een aanmelding wordt aangevraagd, bevestigd, vastgelegd en beëindigd. Ze gelden voor e-mailinschrijvingen via de webwinkel en niet voor berichten die nodig zijn om een bestelling of een verzoek van de klant af te handelen. Een aankoop, een klantaccount of een vraag over meubels vormt op zichzelf geen aanmelding.

2. Vrijwillige eerste toestemming

De bezoeker voert zelf een e-mailadres in op het daarvoor bestemde aanmeldformulier en kiest bewust voor ontvangst van e-mailberichten van fitandfinishhome. Bij het formulier moet duidelijk zijn welke soort informatie de ontvanger kan verwachten, bijvoorbeeld berichten over het meubelassortiment, materiaalgebruik en onderhoud. De aanmelding wordt niet opgenomen in de aanvaarding van een bestelling of in een algemene akkoordverklaring. Een keuzevakje voor toestemming is niet vooraf aangevinkt. Het niet aanmelden heeft geen gevolgen voor de mogelijkheid om meubels te bekijken, te bestellen of vragen aan de klantenservice te stellen.

Een ingevuld e-mailadres is nog geen afgeronde inschrijving. Om te voorkomen dat een verkeerd ingevoerd adres of het adres van een ander aan de verzendlijst wordt toegevoegd, volgt een afzonderlijke controle per e-mail.

3. Tweede bevestiging

Na de eerste aanmelding wordt naar het opgegeven adres een bericht gestuurd met een bevestigingsmogelijkheid. Het bericht dient uitsluitend om de aanmelding te controleren en bevat geen inhoud waarvoor de ontvanger zich nog niet definitief heeft ingeschreven. De ontvanger voltooit de inschrijving door zelf de bevestigingslink te gebruiken. Zonder die handeling wordt het adres niet geactiveerd voor abonnementsberichten. Het openen van het bericht, het uitblijven van een reactie of het plaatsen van een bestelling geldt niet als bevestiging.

Wie het bevestigingsbericht onverwacht ontvangt, hoeft niets te doen. Een niet-bevestigde aanmelding mag niet worden behandeld als toestemming voor latere e-mailverzending. Bij een onjuist adres of een vermoeden van misbruik kan de ontvanger contact opnemen, zodat de aanmelding kan worden gecontroleerd en zo nodig verwijderd.

4. Vastlegging en begrenzing van toestemming

Voor een aantoonbare aanmelding worden uitsluitend gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn om de keuze te registreren en uit te voeren. Dit kan het e-mailadres, de datum en het tijdstip van de eerste aanmelding, de bevestiging en de toepasselijke toestemmingstekst omvatten. Technische gegevens worden niet langer of uitgebreider vastgelegd dan nodig is voor beveiliging en het aantonen van toestemming. Het e-mailadres wordt niet zonder afzonderlijke geldige grondslag gebruikt voor een ander doel of verstrekt aan onafhankelijke partijen voor hun eigen verzendingen.

De registratie van een bevestiging geeft geen onbeperkte toestemming. Een wijziging van het doel of een wezenlijk andere categorie berichten vereist een nieuwe, passende keuze van de ontvanger. Eerdere toestemming wordt niet verondersteld door stilzwijgen of door het gebruik van de webwinkel.

5. Berichten die bij een bestelling horen

Orderbevestigingen, betalingsinformatie, berichten over verzending of bezorging en correspondentie over schade, annulering, retourzendingen en terugbetalingen staan los van een e-mailabonnement. Deze berichten kunnen nodig zijn voor de uitvoering of afwikkeling van een bestelling. Het intrekken van de toestemming voor abonnementsberichten verhindert daarom niet dat de klant noodzakelijke informatie over een lopende bestelling ontvangt.

Bij de bezorging van grote meubels kan contact nodig zijn om gegevens over het afleveradres, de bereikbaarheid of een mislukte afleverpoging te verduidelijken. Zulke berichten worden beperkt tot het betreffende bestel- of bezorgproces en mogen niet worden gebruikt om een niet-bevestigde e-mailaanmelding alsnog te activeren.

6. Afmelden en intrekken

De ontvanger kan de toestemming op ieder moment intrekken via de afmeldmogelijkheid in een abonnementsbericht of door een verzoek te sturen naar het onderstaande e-mailadres. Afmelden is kosteloos en vereist geen toelichting, nieuwe aankoop of toegang tot een klantaccount. Na verwerking van de afmelding worden geen nieuwe abonnementsberichten meer verzonden. Een afmelding heeft geen terugwerkende kracht op eerder rechtmatig verzonden berichten.

Het adres kan in een beperkte afmeldregistratie behouden blijven voor zover dat nodig is om te voorkomen dat het opnieuw onbedoeld aan de verzendlijst wordt toegevoegd. Deze registratie wordt niet gebruikt om nieuwe berichten te versturen. Wie meent na afmelding toch abonnementsberichten te ontvangen, kan het betreffende bericht doorsturen voor onderzoek.

7. Bewaartermijn en gegevensbeveiliging

Een onbevestigde aanvraag wordt niet onbeperkt bewaard en wordt verwijderd zodra het aanmeldproces niet meer redelijkerwijs kan worden afgerond of gecontroleerd. Van een actieve inschrijving worden de noodzakelijke gegevens bewaard zolang de inschrijving loopt. Na afmelding worden verzendgegevens verwijderd of beperkt bewaard wanneer een aantoonbare verplichting of een concreet geschil dat noodzakelijk maakt. Gegevens die niet langer nodig zijn, worden verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd.

Toegang tot aanmeldgegevens blijft beperkt tot personen en technische dienstverleners die deze nodig hebben voor de uitvoering en beveiliging van het e-mailproces. Bij inzet van Shopify of een noodzakelijke technische verwerker worden passende afspraken en beveiligingsmaatregelen toegepast. Een eventuele doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte vindt alleen plaats wanneer daarvoor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen bestaan.

8. Vragen en verzoeken over persoonsgegevens

Een ontvanger kan vragen welke aanmeldgegevens zijn vastgelegd en verzoeken om inzage, correctie of verwijdering wanneer daarvoor een recht bestaat. Ook kan de ontvanger bezwaar maken tegen het gebruik van het adres voor rechtstreekse benadering. Een verzoek kan per e-mail worden ingediend. Wanneer nodig kan om aanvullende informatie worden gevraagd om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt. Op een verzoek over persoonsgegevens wordt in beginsel binnen één maand gereageerd; wanneer meer tijd wettelijk is toegestaan, wordt de betrokkene daarover tijdig geïnformeerd.

Contactgegevens